Planuj rzetelnie imprezę – to się opłaca!

Niemal każdy z nas w swoim życiu zorganizował, czy też ma zamiar zorganizować domówkę, czy też jakąś ciut większą imprezę. Sam mam na koncie organizację kilku Poolcampów oraz kilka imprez ze znajomymi, które były przeważnie udane (jedyna wada tych imprez, o których słyszałem to kac lub ból rąk po graniu w kręgle męczący następnego dnia). Niebawem Sylwester i czas dobrej zabawy ze znajomymi celebrując nadejście kolejnego roku w naszym życiu. Na przykładzie imprezy sylwestrowej, którą organizuję spróbuję w kilku krokach przybliżyć wizję planowania takich spotkań. Uprzedzam – nie zajmuję się tym zawodowo, także sposób w jaki ja osobiście zajmuję się organizacją może nie być idealny.

Jak?

Uważam, że niezastąpionym narzędziem do organizacji jakiejkolwiek imprezy jest arkusz kalkulacyjny. Nie ma najmniejszej różnicy czy to jest Excel, Math, Google Docs, Zoho, czy cokolwiek innego.

Lista gości

Przygotowujemy sobie tabelkę z kolejnymi pozycjami (pola przykładowe, akurat wykorzystywane na potrzebę imprezy przeze mnie organizowanej): Osoba, Potwierdzona?, Nocleg, Składka, Wpłacone, Do zapłaty. Po kolei wyjaśnię każde pole.

• Osoba – wielkiej filozofii nie trzeba – pole, aby wiedzieć o kim mowa. ;-)
• Potwierdzona? – przy każdej imprezie proszę zaproszonych o potwierdzenie swojej obecności na max 3 dni przed imprezą. Dzięki temu możemy uniknąć kupowania zbyt dużej ilości prowiantu na planowany event.
• Nocleg – jeżeli zapraszamy osoby spoza najbliższych okolic, tak też wypada im zapewnić nocleg. Osobom spoza dzielnicy najczęściej proponuję nocleg – większość korzysta zaoszczędzając godziny spędzonej na długiej podróży do domu po imprezie.
• Składka – jeżeli nie wyprawiam urodzin/imienin to imprezy robię składkowe. Każdy zrzuca się na jedzenie i picie, a alkohol przynosi we własnym zakresie.
• Wpłacone – logiczne – w momencie, gdy ktoś Wam wpłaca pieniądze dopisujecie odpowiednią kwotę w dokumencie, dzięki czemu pieniądze znajomego/znajomej nie zawieruszą się gdzieś w portfelu.
• Do zapłaty – w tym polu mam widoczny wynik odejmowania składki od kwoty wpłaconej. Widać wtedy kto ile musi zapłacić, dzięki czemu pozbędziemy się pytań w stylu “a Ty już płaciłeś?”

Lista zakupów

Ponadto po podsumowaniu kwoty, jaką dysponować będziemy po składce przygotowujemy listę zakupów. Dzięki temu można w prosty sposób zobaczyć na co idzie większość pieniędzy i przeglądać na bieżąco jakim budżetem jeszcze się dysponuje.

Atrakcje

Przygotowujemy też jakieś atrakcje dla naszych gości, aby Ci przypadkiem się nie nudzili – wtedy jest organizacyjna wtopa. ;-) Na większości imprez jakaś potańcówka, karaoke, czy też gra w Guitar Hero na kilka osób przyjmowane jest z radością przez wszystkich. Ba, nawet w RPG, czy planszówkę można pograć i bawić się przy tym wyśmienicie!

Sprzątanie

Jeżeli chodzi o kwestię sprzątania po imprezie to uważam, że najlepszym rozwiązaniem jest robienie tego w miarę na bieżąco. Dzięki temu następnego dnia nie będziecie musieli aż tak dużo robić, by przywrócić dom/mieszkanie/pokój do ładu.

Wpis ten pisany jest troszkę na szybko, podejrzewam, że o pewnych rzeczach po prostu zapomniałem z racji godziny, o której ten twór powstawał. Dajcie znać w komentarzach w jaki sposób Wy organizujecie imprezy i ewentualne sugestie do tego, co napisałem wyżej.

Napisano 14 gru 2009 o godzinie 2:01 Dodaj komentarz » Kategorie: Ogólne